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  一、新时期高校档案管理工作存在的问题

  (一)高校档案管理制度不完善

  目前,由于高校档案管理制度的不完善,导致档案管理工作常常出现混乱的现象,比如档案编号不规范,案卷标题混乱,而且很多档案没有建立卷内目录。另外在档案的搜集、保存、借阅等环节出现较多纰漏,严重影响了高校档案材料的使用价值。还有许多高校普遍存在档案管理人员只重视档案的收集整理,忽视档案建档环节,导致许多档案不能及时建档,当出现管理人员调动时,易出现资料丢失等情况。

  (二)高校档案管理人员素质偏低

  新时期,档案管理工作对管理人员整体专业素质提出了更高的要求,档案管理工作不再是简单的整理文件、编号、归档。由于高校对档案管理工作的不重视,普遍存在管理人员录用门槛低,甚至许多是为了解决高等人才配偶工作而聘用,导致档案管理人员专业素质偏低,不能适应新时期信息化的高速发展对档案管理工作的要求,严重制约了高校档案信息的利用效率。

  (三)档案检索效率低下

  在我国高校档案管理工作中,档案检索主要存在两种方式,人工检索和计算机检索。虽然计算机检索在检索速度和效率上具有较大的优势,但是高校档案管理检索中人工检索依然是最重要的检索方式之一。人工检索不仅检索效率低下,而且不可避免地会出现错误。另外,由于高校在档案管理中的硬件投入不足,导致许多计算机检索软件匮乏,计算机检索的巨大优势不能有效发挥。这些都严重影响了档案检索效率,对高校档案的开发与利用极为不利。

  (四)信息开发和编制存在缺陷

  目前,高校档案管理部门在信息的开发和编制方面存在问题,由于许多高校档案部门对信息开发的不重视,普遍存在草率开发以应付检查的现象,导致档案信息开发选题不严谨。另外,由于重视程度和投入不够,往往开发出来的产品水平较低,不能有效发挥作用。

  二、做好高校档案管理工作的措施

  新时期下,高校档案管理工作存在诸多问题,严重影响了高校档案管理工作的正常运行,不利于发挥档案信息的作用。针对上述问题,提出以下解决办法。

  (一)提高高校档案管理人员专业水平

  要做好高校档案管理工作,首先在档案管理人员的聘用上要严把质量关,提高人员录用标准,制定录用专业限制条件。另外,在管理人员考察时,要着重考察其政治信仰、工作作风、责任心等,加强对管理人员的培训工作,提高档案管理业务水平,使管理人员工作积极性和主动性能充分发挥。

  (二)完善高校档案管理制度

  档案管理制度是档案管理工作的有效保障,高校档案管理工作的开展和运行要有完善的管理制度要求作为保证。高校在制定档案管理制度时,要保证其合理性和科学性,满足高校自身情况和档案管理要求。提高管理制度的可操作性,制定详细的档案管理流程,规范档案管理中信息收集、存档、借阅和保密等每一个环节。

  (三)提高档案管理信息化利用水平

  新时期,信息化是推动高校档案管理工作发展的有效武器,提高高校档案管理信息化管理水平,加大高校档案管理信息化投入,提高计算机管理在档案管理中的比重,建立档案管理系统,借助互联网和计算机管理,将高校档案管理全面推向信息化,对完善高校信息管理系统具有重要作用。

  三、结语

  新时期,高校档案管理工作要满足新要求,高校档案管理工作由于管理制度、管理人员素质、硬件投入等方面存在的不足,导致档案管理工作出现各种各样的问题。高校要提高对档案管理工作的重视水平,结合高校实际制定并完善档案管理制度,提高管理人员专业水平,为有效发挥档案信息的重要作用提供保证。

  作者:姜晓波 单位:吉林建筑大学城建学院

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