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加强粮食档案工作之我见

粮食管理档案是指粮食管理部门在粮食管理储藏等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像、实物等各种载体的历史记录,是党和国家的宝贵财富,具有长远的历史查考价值。经过广大档案工作者的努力,粮食档案工作取得了很大成绩,有效地为粮食管理工作提供了服
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  粮食管理档案是指粮食管理部门在粮食管理储藏等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像、实物等各种载体的历史记录,是党和国家的宝贵财富,具有长远的历史查考价值。经过广大档案工作者的努力,粮食档案工作取得了很大成绩,有效地为粮食管理工作提供了服务。但是,由于种种原因,不少基层粮食部门的档案工作还处于混乱状态,远远不能适应新形势下粮食工作快速发展的需要。
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  一、存在的问题
  1、规章制度不健全。不少基层粮食部门没有系统的档案管理制度,缺乏特定的工作程序,使档案工作无章可循,长期处于尘封状态,严重影响了档案作用的发挥,制约了档案管理水平的提高,从而造成了档案管理的混乱局面。
  2档案意识淡薄。由于档案不能直接产生经济效益,加之档案的社会效益转化率低,一些档案工作者和领导同志对档案工作重视不够,没有把档案工作纳入本单位工作的重要议事日程,给粮食档案的收集、利用、管理造成一定的困难,影响了档案的完整性和系统性。
  3档案信息系统不够健全。目前县级以下粮食部门大多只有纵的信息系统,而横的信息系统还不够完备,与有关部门之间的档案交流很少,处于封闭和半封闭状态。由于信息传递不灵,渠道不够畅通,使档案人员的思路和眼界不够开阔,从而影响了工作效率和系统功能的发挥。
  4行业标准没有完全配套。粮食档案的行业标准虽已颁发多年,但目前仍没有出台与其相配套的实施方案,留给人们的解释、探索空间较大,且个别标准缺乏统一的技术规范,可行性差,操作起来难度大,亟待制定和完善。
  5档案缺乏完整性和准确性。不少基层粮食部门没有集中统一管理档案,而是分散分级管理,平时不注意形成和积累粮食文件材料,使档案缺乏完整性;在工作活?又校?判定保管期限不准确,掌握粮食文件材料的鉴定标准有偏差,从而影响了档案的准确性。
  6、没有专职档案管理人员。
  据笔者调查,由于基层粮食档案的不统一性,不少基层粮食管理所没有明确专职档案管理干部,有的兼职档案干部工作不积极、职责不明确,业务不熟悉,专业水平不高,不能胜任档案管理工作,更为严重的是,有的档案干部连最基本的归档方法和管理技术都不熟练,给档案管理工作带来了不利因素,影响了档案工作的正常开展。
  7、档案保管条件低劣。
  不少基层粮食部门档案基础工作非常薄弱,突出表现在“八防”设备不齐全,档案室不达标,档案橱放在单位办公室,还有的档案和文件材料同用一个橱。因为存放档案的环境条件不足,加之档案形成时间太久,所藏档案大部分是纸质材料,既不是计算机管理,又没有有效进行整修和补救,使档案毁坏破损,给国家财产造成了严重损害。这些现象如果发展下去,粮食系统广大干部职工用勤劳和智慧形成的珍贵档案资料,将毁于一旦。所以,购置先进档案设备,强化档案管理刻不容缓。
  8、档案流失非常严重。
  由于粮食工作具有一定特殊性,加之一些工作人员缺乏强烈的档案意识,不i少在临时机构和野外工作中形成的部分档案史料,不能及时收集归档。一些领导和工作人员借出的重要档案材料,由于没有履行严格的借阅手续,不能及时归还档案室,而失散在个人手中,还有的档案零散保存在某些单位和个人家中,由于他们没有保存档案的相应条件,一旦遭受损害,将造成无法挽回的损失。
  二、解决的对策
  1.认真贯彻执行《档案法》。以“三个代表”重要思想为指导,全面落实科学发展观,勇挑重担,加大工作力度,克服一切困难,找准最佳工作切 入点,要以大局为重,首先要强化档案法制观念,把档案工作列入单位工作的重要议事日程。同时,档案工作也讲求效益,使其达到最佳工作效 果。要在形式、方法、特点、对象、影响力上做文章,不断提高广大 档案工作者的工作水平,达到增强依法治档和依法保管利用档案的目的。
  2.完善档案工作规范。在现有粮食档案行业标准的基础上,制定与其相适应的标准规范和规章制度,做到有章可循,令行禁止,将目前“五花八门”的做法逐步趋于一致,把粮食档案制度建设纳入法制化、规范化轨道。
  3 .加强档案队伍建设。形成一个宏观与微观相结合的粮食档案管理格局,改变重微观轻宏观的现状,促进粮食档案工作全面、平衡、健康发展。要改善用人渠道,多方吸纳人才,与档案部门结合,采取以档案部门监督和指导为主的宏观管理、以基层粮食部门档案管理为基础的微观管理的工作方法。
  4.做好档案的保护与抢救工作。首先,形成粮食管理文件材料的监督管理网络,建立粮食管理文件材料形成、积累的保证体系,使其正常运转;其次,采取必要手段,增加资金投入,改善粮食档案的存贮环境和保管条件,克服和防止一切损害档案的不利因素,最大限度地延长档案的寿命。
  5.加大档案收集力度。要采取必要措施,抓住关键环节,广泛征集档案资料。一方面,要疏通和确定收集渠道,定向、定内容收集;另一方面,要掌握重要工作动态,掌握粮食科技、生产活动的规律和节奏,不失时机地进行收集。在此基础上,还要把流失在社会上的粮食档案尽快征集过来,对已经损坏的档案进行技术处理,恢复其历史面貌。
  6.加快档案信息化建设步伐。把档案信息化纳入粮食工作信息化和办公自动化建设计划,加大资金投入,加快档案信息数据库和档案信息网站的建设,逐步取消传统的手工操作管理方法,转向以电子计算机为中心的机械化、自动化的管理方法。要尽快以机器设备代替人工操作,实现管理和检索的自动化,同时形成网络,实现联机自动化系统,真正体现国土资源档案的价值和粮食档案工作的作用。
  7、注重对基层档案工作的指导。粮食主管部门定期检查监督基层单位档案工作,特别是二级单位的档案工作,形成基层部门文件材料的监督管理网络,建立文件材料形成、积累的保证体系,使其正常运转。同时,强化档案宣传工作,以馆藏档案为主要对象,以满足粮食工作为目的,利用各种新闻媒体向社会宣传档案和档案工作,让更多的人了解档案,让档案更好地为粮食工作服务。

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